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仕事を効率的に行う方法:パソコン活用法・人間関係でのコツ

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はじめに

 

仕事を効率的に行う方法として、今回はパソコンに関する方法、人間関係でのコツを解説したいと思います。

 

パソコンを活用した時間短縮方法

パソコンを活用した時間短縮方法を3つ紹介したいと思います。

 

1.パソコンのデスクトップは綺麗にする。フォルダーはロジックツリー化する

パソコンのデスクトップに沢山フォルダを置いたままにしている人が多いのではないでしょうか?これはリアルな机の上に資料が散逸していると同じ状態だと思います。

1週間に1回はパソコンのデスクトップを綺麗にする時間を設けましょう。理想はフォルダ数個とゴミ箱くらいです。以下は一例です。

そしてフォルダの中にサブフォルダを置きます。そのサブフォルダの中にさらにフォルダを置くという形で階層化する=ロジックツリー化することによってデスクトップも整理できますし、私たちの頭も整理できます。

さらにパソコンのデスクトップに沢山フォルダを置くと、パソコンに負担がかかり動作が遅くなるなどの問題を生じかねません。パソコンのパフォーマンスを維持するためにも、デスクトップは常に整理整頓を心がけましょう。

 

2.メールは一次回答する

仕事をするうえで沢山のメールが届くと思います。もちろんメールマガジン等、宣伝や情報伝達のためのメールが沢山ありますが、その中でビジネスに関するメールも沢山受信すると思います。

そういったメールを受信した場合は、まず出来るだけ早い時間、可能であればメールを受信してから1時間以内を目標に一次回答をするようにしてください。その一次回答の文章の中に、最終回答をいつ行うかということを明記しておきましょう。

 

メールの一次回答例です:

______________________________________

〇〇〇〇株式会社 〇〇様

ハートテクノロジーズの大森です。

御世話になっております。

 

ご連絡ありがとうございます。

お問い合わせの件畏まりました。

今週末までにお返事いたしますので、しばらくお待ちいただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

_______________________________________

 

3.良く使用する書式のテンプレートをファイルにまとめておく

仕事をするうえで、議事録、出張報告書、技術資料(開発設計の部署の場合)などを書く場合が多いかと思います。そういった良く使用する書式のテンプレートはパソコンのフォルダにまとめて置いておくようにしましょう。

またテンプレートではありませんが、用語集とか人脈リストなども資料にしてパソコンのフォルダに収容するようにしましょう。

 

人間関係に関する時短法

人間関係は仕事の上でも重要です。人間関係における少しの工夫で時短を図る方法を3つ紹介します。

自分の代わりに上司・同僚・部下に仕事をしてもらいましょう

会社においては、とても重要な方法になります。なぜなら会社の仕事は本来個人プレーでなく、組織として、チームとして行うものです。

特にあなたが担当者レベルの場合は、常に直属の上司に相談し、仕事が多すぎる、オーバーフローと感じる時は上司に助けを求めることがとても重要です。

 

上司の特性をみて先手を打つ

上司の特性をよくみて、上司の特性に合わせて先手を打ちましょう。

上司があれこれ細かい指示をするタイプの場合は、どういう指示がくるか、その都度わかってくるはずです。

指示されそうなところをきちんと行っておく、先行して行っておくことが重要です。

例えば、上司が文章が長いのを非常に嫌うというのが分かっていた場合は、短い文章にすることを心がける、等です。

一方上司が放任主義の場合は、自分でスケジュールを立てて実行しつつ、毎日上司に報告はきちんと行っていきましょう。

仕事でのコミュニケーションはメール中心、電話は時と場合によって行う

過去はコミュニケーションの手段はほとんど電話でした。そこで電話が外部からかかって作業が中断するのは当たり前でした。

今やメール、SNSなど非同期でコミュニケーションを図れる手段が普及しましたので、電話は極力自分からも発信しない、相手に対しても出来る限りメールでやり取りさせてい欲しいと申し入れるのが良いと思います。

ただし相手の方がお客様である場合は、電話を受けざるを得ないことは当たり前です。逆に相手の方が例えば仕入先、納入業者であって、その仕入れ品に欠陥が見つかり早急に修正してほしい場合などは当然電話をかける方がメールより効率的です。

即ち緊急性を要する案件は電話を使う。そうでない場合はメールやSNSを活用するのが良いと考えます。

 

まとめ

この記事では時短法=時間を効率的に使う方法として、パソコンでの時短法と人間関係での時短法を解説しました。

是非普段の仕事で活用してみてください。

 

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