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メールでのコミュニケーションのコツ

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インターネットの普及によりコミュニケーションの仕方もこの四半世紀で大きく変わりました。私がいわゆる電子メールを仕事やプライベートに本格的に使用し始めたのは1996年でした。会社の職場が1996年からインターネット回線を引いたのでした。それから四半世紀経過しました。
 

メールは早く返事することを心がけています

 
私は仕事でもプライベートでも殆ど電話をかけません。電話はかかってくる方が圧倒的に多いです。逆にメールは朝晩土日含めしょっちゅう見てます。(仕事のメールを土日も含めてずっと見ているのは決して良いことではありませんが・・・)そして、外出してるとき、ジムでジョギングしてるとき、食事してるとき、会議してるとき など以外は、大々すぐ返事をするようにしてます。
 

メールの返事はできるだけ早く!と呼びかけています

 
過去から現在まで、メールのやりとり、返事などは理想は数時間以内、遅くても24時間以内にしてほしいと、仕事関係者にはお話ししてます。それでもすぐに返事ができない時のコツもいつも同じ事を話してます。それはどういうコツでしょうか?
 

メールの返事を早くするコツとは?

 
そのコツとは、質問に対する回答は、○○までにさせていただきます。と言った一次回答をすることです。
 
「○○は、本日中、明日まで、今週末までなど内容によります。」
こういった一次回答なら、大概の場合、数時間以内に返信出来るのではないでしょうか?
 
メールはリアルタイムコミュニケーションでないが故に、質問した側は、なぜ回答来ないのかな?とフラストレーションに陥ることが多いです。
そのフラストレーションを和らげる方法が、メールに対して先ずは一次回答をすることだと私はずっと思ってます。
 
是非すぐに詳細回答が出来ない場合でも、一次回答で、”○○までに返事します”と言うメールは出来るだけ早く打つようにしましょう。

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