はじめに

仕事を効率的に行う方法はたくさんありますが、この記事では【１つの仕事を早く行う方法】と【複数の仕事を効率的に行う方法】を解説します。

１つ１つの仕事を早く行う方法

３点の方法を紹介したいと思います

単位業務あたりの制限時間を決める

仕事は集中して行うことによって質が向上することは間違いありません。短期間でも集中して仕事をする習慣をつけることが重要です。例として議事録作成は20分で行うと決めたら、20分で作成するために集中して作業しましょう。当たり前のことをお伝えしているかとは思いますが、非常に重要な方法だと思います。

単位時間の制限時間が守れるようになったら時間を短くする

先ずは単位時間の制限時間が守れるようになることが重要です。仮に何日もにわたって単位時間の制限時間が守れない場合は、制限時間を長くするといった対策も必要ではあります。逆にきちんと単位時間の制限時間が守れるようになった場合は、それで満足することなく、制限時間を短くしてみましょう。例えば議事録作成の制限時間を20分と決めて、毎回20分以内で作成できるようになったら、翌週からは制限時間を15分にするなど、ある意味ゲーム感覚で時間を短くする努力をしていきましょう。

周りの人に宣言している納期よりも１日以上前倒しして完成することを心がける

これは会社などにおいて上司から頼まれた仕事を行っていく場合に非常に有益な方法です。報告していた納期よりも早く完成した場合は、上司などから褒められ、喜ばれる場合が多いです。信用度が増しますので、気分も良くなり仕事をすることができます。納期よりも前倒しで完成することを心がけてみませんか？それをモチベーションとして仕事をすると大体は１日以上前倒しできるものです。

納期の締め切りぎりぎりで完成させるよりも、前倒しで完成させたほうが精神衛生上も絶対良いです。締め切りぎりぎりだとプレッシャーもかかり、ストレスもたまります。ぜひ前倒し前倒しで仕事をすることを心がけましょう。

複数の仕事を効率的に行う方法

１つ１つの仕事が早く行えるようになったら、次に複数の仕事を効率的に行う方法に挑戦してみましょう。

複数の仕事での共通内容を整理する

これは非常に重要な方法だと思います。共通部分があると”減らせる”というのはデータ圧縮や音声圧縮の技術でも行っていることです。必ず複数の仕事の中での共通内容というのが見つかるものです。筆者の経験だと、複数の会社で同時にBLE（ブルートゥースローエナジー）を用いた開発設計支援をしていたときがありました。

複数の会社で開発している商品自体は全く違うものでした。１社は家電製品、１社は運動器具、１社はスマートファクトリといったものでした。ただしすべてそれらの製品からスマートフォンに対してBLEの無線方式を用いて製品のデータを送るための設計をしていたので、そのあたりの通信方式やデータの送り方などは共通化して、私自身の時間効率化を図ることが出来ました。

複数の仕事で資料を共有化する

複数の仕事で共通内容を整理したうえで、資料なども共有化をすることが可能です。一つ前の例でいえば、BLE開発設計のための基礎資料は３社で同じものを使用しました。もちろん細かい部分での違いはあるのですが、まずは共通設計資料ということで作ったうえで、それに加えてそれぞれの会社向けに一部カスタマイズをして資料を提供することにより、全体の時間短縮を図ることが出来ました。

同時にできることは無いかを考える

３つめとして同時に出来ることは無いかを考えることが重要です。

例えばＡ社からソフトウエア開発設計工程について教えてほしいと依頼されたとします。一方B社からはソフトウエア開発設計工程の終盤で必ず行うシステムテスト工程について教えてほしいと依頼されたとします。A社とB社で工程自体は別なのですが、A社、B社それぞれにソフトウエア全体の工程については同じ資料を使って説明し、その中でそれぞれが依頼する工程を詳細説明するようにすれば、総合的な時間を短縮することができます。

このように、複数の仕事において共通部分が無いかを常に考え、共通部分に関する資料を蓄積していくことが大切です。

まとめ

今回は時間を効率的に使用する方法として、１つ１つの仕事を集中して早く行う方法と複数の仕事を効率的に行う方法について解説しました。ぜひ実際の現場において活用してみてください。