効率的に仕事を行うための見える化とすぐ行えることについて
目次
はじめに
複数の仕事を同時に行ったり、たくさんの仕事を行うためには、効率的に仕事をすることが非常に重要になると思います。
この記事では、効率的に仕事を行うための基本として、どのように時間を使っているかの見える化と、時間効率化のためにすぐ行えることについて解説していきます。
まずは見える化をしましょう
１日の中でどのようなことに時間をかけているか、睡眠時間、食事時間、休憩時間なども含めて書き出してみましょう。
書き出すのは手帳の時間割での空欄を利用して、１日もしくは２～３日間にわたり、２４時間何を行っているか出来る限り詳しく記述してみましょう。
そのうえで、書き出したそれぞれの時間をみつめてください。自分が何気なく想像していた時間よりも多いか、少ないか見つめてみてください。
そして自分が考えていたよりも長くかかっている仕事があったとしたら、何故そうなったのかを考えてみてください。
この見える化を続けると、必ず効率的に時間を使おうという基礎的な習慣を作ることができます。
10数年前レコーディングダイエットといって、毎日の体重と、食事の内容を記録していけば、痩せられる！という本がベストセラーになりましたが、時間も同じようにダイエットが可能だと思います。
時間効率化のための準備
以下の手順で、毎日時間効率化のための準備をすることを習慣化しましょう。
１）前日夜若しくは当日朝にその日行うことを書き出す
先ずは書き出すことが非常に重要です。始めに優先順位が出来るだけ高いものを書き出していきましょう。
所謂To Doリストに書き連ねるという方法で、この方法はシンプルですが、今でもとても役立つ方法だと思います。
先ずは優先順位が高い仕事、やるべきことを列挙した上で、細かい仕事も列挙しましょう。
例えば、メールを読み返信する時間、机を整理する時間、パソコンのデスクトップを整理する時間等です。
２）書き出したリストを踏まえて仕事をスケジューリングする
書き出した様々なやるべきことの中で、優先度の高い仕事を先にスケジュールに組み込み、その間に他の仕事も埋め込むようにしましょう。
かつ優先順位の高い仕事でも、数時間やり続けるのはお勧めできません。最長１時間半くらいでスケジューリングしていきましょう。
時間効率化のためにすぐ行えること→早くやれることを早くやる
仕事のスケジューリング化したあと、実際に仕事を行っていくときにすぐ行っていきたいことを以下に解説したいと思います。
頭を使うことに時間をかける
出来るだけ仕事において頭を使うことには時間をかけなければいけませんが、コンピュータシステムと同じく入出力は頭を使うこととは別であり、早く行うことを心がけましょう。
具体的には、入力手段としては、見る読む聞くという入力に関する行動をいかに早くするかだと思います。
そのためにおすすめしたいのが速読
一般的に１分間に読む平均時数は数１００字といわれてます。速読の訓練をすれば１分間に２－３０００字読めるようになります。
速読の講座はたくさんありますが、大体同じように字を早く追ったり、文章をブロックでとらえる訓練をします。
速読講座を受けなくてもある程度の訓練で１分間に２－２０００字は読めるようになれると思います。
速聴訓練
読むのに対して人の話を聞く時間はコントロールできないかといえば、全くできないわけではありません。
日常会話やリアルでの会議は聴く時間は相手の方が話す時間に縛られますが、WEBで録画されたセミナー資料などを視聴する場合は、今はほとんど1.5倍速とか２倍速で聞ける便利な世の中になりました。
これを活用しない手はありません。何度も視聴できるセミナー資料などについては、出来る限り1.5倍速や2倍速にして聴くことによって時間を効率的に使えると共に、早聞き訓練が出来ることによって、通常聞く内容もより自然に頭の中に入るようになります。
是非速聴訓練及び速聴での時間効率化を行ってみてください。
ラピッドタイピングの習得
出力を早くすることについては、現代の世の中においてはパソコンで字を打つ場合が多いと思いますので、まずはパソコンでのブラインドタッチを必ず覚えて、文章を書くようにしましょう。
キーポイントは両手の小指もきちんと使えるようにすることです。
指を使うこと自体、ピアノと同様に脳の刺激にも良いと思います。
字を打つこと自体は頭を使いません。早く打てるに越したことはありません。
早く字を書くためには？
それでは手書きは不要かといえばそんなことはありません。会議やセミナーなどでメモをする場合、パソコン使用が禁止されている場合は今でも多いです。
その場合はノートやメモ帳に手書きをする必要がありますので、自分なりに字が汚くても早くメモをする技は身につけましょう。
自分が読めればよいので、きちんと字を書く必要はありません。
数十年前なら速記というのがありましたが、今は速記を覚える必要は無いかと思います。
速記の技術、速記の文字を覚えるまでは必要ないと思いますが、ノート、メモ帳にメモするというのは心がけていきましょう。
まとめ
今回は効率的に時間を使う方法について基礎的なことをお話ししました。
ここまで解説したことはすぐにでも出来ることばかりですので、是非実行してみてください。
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